Pořádání a třídění dokumentů
Třídění a pořádání spisového materiálu představuje proces, který zavádí pořádek v písemnostech. Představuje detailní zjištění stavu a struktury spisové agendy. Výsledkem tohoto procesu je vypracovaný seznam dokumentů, který je rozdělí do následujících kategorii. Tento proces provádí výlučně profesionální pracovníci, kteří mají dlouholeté zkušenosti v této oblasti. Tato služba je vhodná pro města, obce, školy, zdravotnické zařízení, lékaře, firmy, společnosti a ostatní subjekty.
-
„A“ – Archiválie.
Dokumenty s trvalou dokumentární hodnotou. Jde zejména o zakladatelské dokumenty Vaší společnosti, sdružení apod., o stanovy, výsledky hospodaření a zprávy o auditu, jednací a organizační řády, zápisy z valných hromad, výroční zprávy. Mezi archiválie patří i certifikáty ochranných známek nebo výrobní programy.
Tyto dokumenty musí být nejpozději před ukončením činnosti subjektu předloženy k odbornému posouzení příslušnému státnímu archivu, který z nich vybere archiválie. Dokumenty, které budou prohlášeny za archiválie, přebere státní archiv a bezplatně je uloží.
-
„S“ – Skartace.
Dokumenty a písemnosti, které se musí podle typového skartačního rejstříku archivovat minimálně zákonem stanovenou dobu. Po vypršení lhůty mohou být na základě písemného povolení státního archivu skartovány.
-
„V“
Jedná se o dokumenty, u nichž si nejsme jisti zařazením do předchozích dvou skupin.